Módulo de Locação 

O módulo de locação está dividido nas seguintes funcionalidades:

Cadastro

1. Imóveis
2. Contrato de Administração
3. Contrato de Locação 
4. Proprietários

Rotinas

1. Taxas do Condomínio
2. Cálculo de Boletos
3. Exportação de Boletos
4. Geração do Pagamento de Proprietário
5. Boletos Atrasados (Digitalização da Inadimplência)
6. Demonstrativo de IRRF
7. DARF Proprietário
8. Importação de IPTU
9. Lançamentos para o relatório de aluguéis garantido
10. Reajuste de Aluguel
11. Repasse de Saldo de Proprietário

Rotinas de Locação

1. Garantia de Boleto
2. Cálculo de Juros de Proprietário
3. Geração da Taxa Porte
4. Lançar Taxa para Proprietário
5. Seguro Fogo Conteúdo - Proprietário
6. Processamento para Relatório de Aluguéis Garantidos
7. Renovação de Seguro Incêndio
8. Operações no Cadastro
9. Rotinas de Encerramento da Locação

As rotinas de 2 a 8 estão descritas no artigo: Locação ->Rotinas da Locação

Relatórios (em destaque a baixo)

1. Extrato de Conta Corrente de Proprietário
2. Resumo de Boletos
3. Aluguéis Garantidos
4. Nota Fiscal

Vídeo Módulo de Locação

Locação > Cálculo de Boletos/Efetiva Lançamentos

A tela "Cálculo de Boletos de Locação/Efetiva Lançamentos" deve ser utilizada para calcular os boletos de locação, assim como para efetivar lançamentos de IPTU, seguro de incêndio e demais lançamentos ao proprietário, referentes ao período em que o imóvel estiver desocupado.

Ao calcular um boleto, o Sistema obtém os lançamentos de diversas telas. Para informação detalhada, veja roteiro: Geração de boletos de Locação. Também neste roteiro, você observará todas as etapas a serem seguidas até o cálculo de boletos de locação.

O "Cálculo de Boletos de Locação/Efetiva Lançamentos", assim como Exportação de Boletos, possui algumas característica particulares em relação aos demais processamentos do Sistema:

• Permite fechar a tela, mesmo que o processamento não tenha sido concluído: O usuário pode fechá-la, trabalhar em outras atividades no Sistema e eventualmente abri-la para observar o percentual de boletos já calculados. Mesmo saindo do Sistema, não há risco do processamento ser interrompido. 
• Apresenta porcentagem de processamento: Uma vez que é um dos processamentos mais demorados do Sistema (quando se calcula todos os boletos do mês), apresenta barra de status e porcentagem, deixando o usuário sempre informado quanto ao andamento do processo. A barra de status e a porcentagem são atualizadas a cada 7 segundos.

Para efetuar cálculo do(s) Boleto(s), siga o seguinte passos:

• Se a tela apresentar o botão Novo Cálculo, clicar nele: Ao clicar, habilita os campos de seleção. 
• Indique o Tipo de Boleto a ser calculado:

• Normal: Sugestão inicial do Sistema, corresponde ao tipo da maioria dos Boletos calculados. Deve ser indicado para executar a "Mensal de Locação" (cálculo de todos os boletos do mês) ou para calcular boleto normal de imóvel específico. Exige a informação da competência do Boleto. 
• Extra: Indica que será calculado boleto extra para o(s) imóvel(is). Exige a informação do vencimento do boleto extra e da sua competência. Note que ao indicar Extra, a Impressão Local e a seleção Código do Imóvel serão indicadas automaticamente. 
• Antigos: Indica que serão calculados todos os boletos ainda não gerados, de quaisquer competências e cadastrados via Boletos Atrasados (Antigos). Note que ao indicar Antigos, a Impressão Local será indicada automaticamente, ou seja, não é necessário exportar boletos antigos para bureau(gráfica) de impressão. 
• Indique se será calculado boleto de imóvel específico ou todos os boletos (normal ou extra) do mês (Mensal de Locação):

Para calcular Boleto de imóvel específico:

• Clique em Código do Imóvel: Já deverá estar indicado por sugestão inicial do Sistema. 
• Informe o Imóvel: Utilize o botão Pesquisar ao lado deste campo, para o caso de não lembrar-se do seu código. Se o campo já estiver informado, ao clicar no Pesquisar, o Sistema apresenta lista dos locatários deste imóvel. Digitando o código do imóvel, o Sistema sugere o locatário mais atual. 
• Impressão Local: Indicar quando o boleto não será exportado para gráfica de impressão porque se deseja imprimi-lo localmente na empresa.

Se o usuário esqueceu de indicar "Impressão Local" ao calcular o Boleto, basta calculá-lo novamente, indicando este campo.

Para calcular todos os Boletos do mês:

• Informar a Filial.

• Clicar em Busca Bancos: Exibe lista de bancos emissores de Boleto.

Selecionar os bancos desejados.

• Clique em Calcula boletos: Dispara o cálculo do(s) Boleto(s) e efetiva lançamentos de Boleto de imóvel desocupado para proprietário.

IMPORTANTE:

• Ao calcular a Mensal de Locação, serão calculados todos os Boletos (de imóveis ativos) ainda não gerados na competência informada (inclusive os Boletos retidos). Inicialmente serão gerados os boletos dos imóveis ocupados e posteriormente, serão efetivados os lançamentos de Boleto para proprietários de imóveis desocupados ou cortesia. 
• Não há possibilidade de regerar boleto de locação já calculado, se este não estiver cancelado (ver como efetuar esta operação em Consulta Boletos). Ao final ou durante o processamento, é possível observar as ocorrências clicando no botão "Ocorrências", o qual exibirá a lista de imóveis e respectivos motivos pelos quais não foram gerados os seus Boletos. Se não houverem ocorrências, este botão não será apresentado.
• Boletos inadimplentes no mês anterior serão automaticamente assinalados como retidos, desde que configurado em Parâmetros Gerais: "[locação]Reter Boleto quando inadimplente no mês anterior, ao calcular o Boleto?".
• A barra de status de processamento deve demorar para ser incrementada quando a Mensal de Locação já havia sido executada anteriormente. Isto ocorre porque o Sistema inicialmente exclui os lançamentos de Boleto para imóvel desocupado que porventura foram lançados ao proprietário.
• Quando os boletos de desocupação pendentes não devem ser gerados juntamente com a Mensal de Locação, configurar em Parâmetros Gerais: "[locação]Calcular Boletos de desocupação no mês juntamente com a mensal de locação?". Da mesma forma, quando os Boletos de ocupação pendentes não devem ser gerados juntamente com a Mensal de Locação, configurar em Parâmetros Gerais: "[locação]Calcular Boletos de ocupação no mês juntamente com a mensal de locação?".

Ao calcular Boleto de desocupação, a situação do imóvel passa de EM DESOCUPAÇÃO para NORMAL.

Não serão gerados novamente os lançamentos de taxa de intermediação e acertos de ocupação/desocupação que já haviam sido gerados em Boleto (de mesmo imóvel, contrato de locação e competência) que atualmente se encontra cancelado. Isto evita duplicidade de lançamentos quando do recálculo do Boleto. Por esta razão, se algum destes lançamentos antigos não estiverem com os valores corretos, deverão ser ajustados manualmente via Lançamento em Conta Corrente.

A retenção automática (para cada proprietário) do imposto de renda na fonte, cujo código da taxa está configurado em Parâmetros Gerais "[locação]Código da taxa do imposto de renda na fonte", será efetuada quando:

• O locatário titular do Boleto for pessoa jurídica e o proprietário for pessoa física.
• O total das taxas do Boleto que incidem IR (ver incidência de IR no Cadastro da Taxa) e correspondente a cada proprietário for superior ao limite mínimo da tabela de Imposto de Renda.
• Existe a opção do Sistema calcular IR, descontando a taxa de administração do valor apurado, antes de aplicá-lo na tabela de Imposto de Renda. Basta indicar em Parâmetros Gerais "[locação]Descontar taxa de administração no cálculo do IRF retido no Boleto?".

 Locação > Exportação de BoletosA tela "Exportação de Boletos" permite gerar as informações dos boletos calculados, em arquivo texto, para posterior envio para impressão e para envio de arquivo DDA para o banco.

Para informação detalhada sobre as etapas a serem seguidas até a exportação dos boletos, veja roteiro: Geração de Boletos de Locação.

O "Exportação de Boletos", assim como Cálculo de Boletos de Locação/Efetiva Lançamentos, possui algumas característica particulares em relação aos demais processamentos do Sistema:

• Permite fechar a tela, mesmo que o processamento não tenha sido concluído: O usuário pode fechá-la, trabalhar em outras atividades no Sistema e eventualmente abri-la para observar o percentual de boletos já exportados. Mesmo saindo do Sistema, não há risco do processamento ser interrompido.
• Apresenta porcentagem de processamento: Uma vez que é um dos processamentos mais demorados do Sistema, apresenta barra de status e porcentagem, deixando o usuário sempre informado quanto ao andamento do processo. A barra de status e a porcentagem são atualizadas a cada 7 segundos.

Para efetuar exportação dos Boletos, siga o seguinte passos:

• Se a tela apresentar o botão Nova, clicar nele: Habilita os campos de seleção.
• Informar a Filial. 
• Indicar o Tipo de boleto a ser calculado:

                  • Normal/Extra: Sugestão inicial do Sistema, indica que serão exportados todos os boletos (normais e extras) ainda não exportados (sem data de impressão) e não retidos da competência informada. Portanto, exige a informação da competência dos boletos.

                          • Retidos: Indica que serão exportados todos os boletos assinalados como retidos e ainda não exportados (sem data de impressão), de quaisquer competências.

• Indicar a Ordem da Exportação: Normalmente, o bureau(gráfica) de impressão retorna os boletos impressos na ordem em que foram gravadas as informações dos boletos no arquivo de exportação. Portanto, indique esta ordem de acordo com a sua conveniência e para facilitar a expedição dos boletos para o correio. Inicialmente, o Sistema sugere esta ordem conforme configuração em Parâmetros Gerais"[locação]Ordem de exportação de boletos para bureau(gráfica) de impressão" . Ou ver manual de Entregadores. 
• Clicar em Busca Bancos: Exibe lista de bancos emissores de boletos.
• Selecionar os bancos desejados.
• 
  

 Locação > Importação de IPTU

A "Importação de IPTU" é um dos poucos processamentos do Sistema que é executado uma vez ao ano. Através desta tela, é possível importar o arquivo fornecido pela prefeitura, contendo informações de IPTU para o ano todo. Basta dispor de arquivo texto com o seguinte layout:

• Posições 5 à 12: Número de Inscrição.
• Posições 46 à 50: Número (logradouro).
• Posições 53 à 56: Complemento (logradouro).
• Posições 84 à 88: Tipo de logradouro (R-rua, AV-avenida, etc).
• Posições 89 à 139: Logradouro.
• Posições 140 à 154: Valor total do IPTU (sem ponto ou vírgula).
• Posições 155 à 169: Valor das parcelas de IPTU (sem ponto ou vírgula).
• Posições 170 à 171: Quantidade de parcelas.

O IPTU é lançado mês a mês no Cadastro do Imóvel correspondente. Para localizar o imóvel, utiliza-se o número de inscrição na prefeitura, o qual deverá estar informado no imóvel. Caso contrário, o Sistema lista após a importação, ao clicar em "Ocorrências".

Para a importação do IPTU, alguns campos devem ser informados:

• Competência Emissão: competência inicial a partir da qual serão incluídos automaticamente os IPTUs. Normalmente, a prefeitura cobra o IPTU em 10 parcelas, portanto, serão incluídos lançamentos de IPTU em 10 meses subsequentes, a partir da Competência Emissão 
•  Apenas ver sem inscrição: permite visualizar/imprimir em "Ocorrências" uma prévia dos registros de IPTU, cujos imóveis não serão localizados no Sistema (por causa do número de inscrição inválido Sistema). Neste caso, nenhum IPTU a será incluído  no Sistema.
• Data Vencto Referência: corresponde a primeira data de de vencimento de IPTU para pagamento da prefeitura. Os vencimentos das competências subsequentes (demais parcelas) serão incrementados 1 (um) mês.
• Taxa: corresponde ao código da taxa que será lançado o IPTU no Cadastro do Imóvel. Normalmente, corresponde ao código configurado em Parâmetros Gerais: [locação]Cód. Taxa IPTU (locatário).

Uma vez informados estes campos, clique em Copiar Arq. p/Sistema e Processar: O Sistema abre tela para que seja informado o arquivo texto do qual serão importados os IPTUs. Havendo necessidade de visualizar/imprimir o conteúdo do arquivo antes de ser importado, clique em Visualizar.

Copiar Próx.Ano - Ver rotina IPTU de Pelotas (Solicitar ao suporte)

IMPORTANTE:

• Se o imóvel já possuir IPTU cadastrado, este será substituído.
• Se o imóvel apresentar a informação "Perc.IPTU" (pasta Endereço na Prefeitura no Cadastro de Imóveis), este será aplicado ao valor da prefeitura antes de ser importado ao Sistema.
• Mesmo utilizando uma taxa que indica cobrança de IPTU do locatário, se o imóvel estiver desocupado, automaticamente será cobrado do proprietário.
• Verifique em "Ocorrências", os lançamentos de IPTU contidos no arquivo texto fornecido pela prefeitura. A lista também informa os erros de importação.

 Locação > Reajusta Aluguel

O "Reajuste de Aluguel" é uma das tarefas a ser efetuada antes de executar a "Mensal de Locação" (ver Cálculo de Boletos). Antes de processá-lo, recomenda-se imprimir prévia dos reajustes. Ao imprimir/visualizar esta prévia ou ao executar o Reajuste de Aluguel, o Sistema emitirá aviso ao usuário se ainda faltar informar algum Índice Monetário.

Para reajustar aluguéis, é necessário informar o seguinte campo:

• Data final: Indica que serão reajustados todos os Contratos de Locação que apresentarem Próximo Reaj até esta data informada. 
• 
  

Ao clicar em Processar, o Sistema efetuará as seguintes operações:

• Inclusão de novo registro na Lista de Contratos de Locação: é um registro histórico que informa a situação do Contrato de Locação no momento anterior ao reajuste. Para reajustes parciais (quando o Próximo Reaj do Contrato de Locação não for dia 1º ), será incluído no mês subsequente ao mês do reajuste, um outro registro na Lista de Contratos de Locação, contendo o registro histórico do reajuste parcial inserido no mês anterior.
• Atualização das informações do Contrato de Locação: campos referentes ao Reajuste (ver descrição detalhada em Contrato de Locação).

IMPORTANTE:

• Certifique-se de informar os valores dos Índices Monetários, antes de processar o Reajuste de Aluguéis. 
• Não esquecer de imprimir prévia dos reajustes (através do botão "Previsão de Reajustes"), antes de executar o Reajuste de Aluguel propriamente dito, de modo a conferir os reajustes que serão efetuados.
• Após o termino da rotina o sistema poderá informa uma lista de imóveis que possam estar com erro de cadastro no Contrato de Locação, ou seja, data de próximo anterior a data Final Informada na tela.

Locação > Relatórios

Vamos conhecer alguns relatórios disponíveis no módulo de locação:

Aluguéis Garantidos

Lista os aluguéis garantidos e os ressarcimentos no período, calculando também o saldo anterior.

A listagem pode ser visualizada por locatário ou por imóvel.

Há duas formas de apresentação do resultado: Analítico ou sintético.

Só é considerado os boletos que tem vencimento maior ou igual a competência inicial de utilização do sistema.

Boletos Para Cobrança de Saldo Devedor de Proprietário

Listagem dos boletos gerados para saldo devedor de proprietários.

Comissão de Assessores

Mostra o total da comissão que cada assessor recebeu em uma determinada competência a partir do recolhimento da taxa de administração dos imóveis que ele controla a locação.

É apresentado na listagem os proprietários e os valores da comissão obtida.

Etiquetas de Locação

Dados para impressão das etiquetas de locação. Há três possíveis destinatários: proprietário, fiador e locatário.

• Proprietário: No caso do destinatário ser o proprietário, a seleção pode ser: por ASSESSOR, por IMÓVEL ( intervalo de código de imóveis ou sequência de códigos) e por PROPRIETÁRIO (intervalo de código de proprietário ou sequência de códigos). É verificado no cadastro de proprietário (via Contrato de administração) se as correspondências do proprietário são enviadas a ele mesmo, ou para o beneficiário ou ao procurador. No caso de ser uma das duas últimas opções, aparecerá na etiqueta, após o nome e código do proprietário, o nome e código do beneficiário ou procurador e o endereço de correspondência cadastrado a ele.
• Locatário e Fiador: Para as etiquetas do Locatário e para o Fiador, podem ser selecionados por um intervalo de código de Imóvel ou seqüência de códigos e o tipo de imóvel, que pode ser Comercial, Residencial ou Todos.

Os endereços mostrados nas etiquetas pode ser o endereço de correspondência, o endereço de cobrança ou o endereço do cadastro do imóvel (este último está habilitado apenas para o locatário e fiador).

Este relatório permite visualização e impressão e o posicionamento de início dos mesmos. A ordenação das etiquetas pode ser por código ou por nome do destinatário.

É oferecido a possibilidade de exportação das etiquetas para Bureau ou para o formato utilizado no Microsoft Word e no OpenOffice/BrOffice.

Extratos de Conta Corrente de Locação

Esta tela apresenta os extratos das três possíveis contas correntes de locação que o sistema oferece:

Conta Corrente de Imóvel

Mostra os lançamentos efetuados na conta corrente do imóvel e que não entraram na conta corrente do proprietário, dentro do intervalo de datas informado.

Os lançamentos são listados mostrando a data de pagamento, a descrição do histórico, a competência e o valor de débito ou crédito.

No final do relatório são apresentados dois tipos de resumo: um resumo de taxas, que mostra para cada taxa o total de crédito e débito no período, e um resumo de categorias, listando os valores de crédito e débito das categorias dos lançamentos efetuados no período.

Abaixo no resumo de taxas são mostrados o valor do saldo anterior e o saldo atual do imóvel.

No caso de não haver lançamentos no período para o imóvel selecionado é mostrado apenas o valor do saldo anterior.

Conta Corrente de Locação

Lista os lançamentos feitos a um proprietário quitados dentro de um intervalo de datas de pagamento. É a junção do extrato de conta corrente de imóveis e de proprietário.

Os dados estão divididos em 2 partes: os lançamentos ao proprietário e os lançamentos feitos aos imóveis deste proprietário. Há a opção de mostrar lançamentos futuros. No final é mostrada um resumo com o total de cada taxa listada nos lançamentos quitados.

Conta Corrente de Proprietário

Lista os lançamentos feitos a um proprietário quitados dentro de um intervalo de datas de pagamento.

Artigo especial sobre este relatório -> Extrato Proprietário

Imóveis com aluguel Garantido

Listagens dos imóveis que possuem garantia de aluguel superior a 1 mês e que estão ativos na competência informada.

IPTU Imóveis

Este relatório mostra as informações de IPTU para todos os imóveis da filial que possuem parcelas do IPTU.

Os dados para seleção dos dados são: mês de competência das parcelas, filial da administradora, código da taxa de IPTU e data de vencimento da parcela.

Há uma opção em tela para listar apenas os imóveis que foram retirados de administração, mas que ainda tenham parcelas em aberto. Outra possibilidade de seleção é filtrar os imóveis conforme o seu status no sistema (Ocupado, Desocupado, Cortesia ou Todos).

Os dados mostrados no relatório são: Código, situação, status, endereço do imóvel, parcelas (parcela atual /número total de parcelas), o número de inscrição do IPTU na prefeitura, percentual de IPTU, se cobra do locatário ou proprietário, forma de pagamento, data de vencimento e o valor da parcela atual. Apresenta-se também um total com o valor das parcelas de imóveis com inscrição e sem inscrição de IPTU.

Este relatório pode ser ordenado por código do imóvel, endereço, número de inscrição de IPTU ou endereço no imóvel na prefeitura.

Quando selecionado a opção "Endereço do Imóvel na Prefeitura" será buscado apenas os imóveis que foram importados do arquivo de IPTU fornecido pela prefeitura no início do ano, e que o número de inscrição na mesma seja igual ao cadastrado no sistema Imobiliar.

Filtros:

• Cobrar Loc/Prop, com as seguintes opções: Todos, Locatário, Proprietário e Nenhum.

Reajuste de Contrato

Mostra os imóveis que terão reajustes no contrato de locação no período da competência informada e outros dados relevantes para o mesmo, como: situação do imóvel, locatário, valor do aluguel, índice de reajuste, periodicidade, valor do novo aluguel e data do próximo reajuste.

Resumo das Categorias das Taxas dos Imóveis

Mostra um resumo das categorias das taxas que foram creditadas e/ou debitadas da conta corrente do imóvel, para todos os imóveis que tiveram lançamentos no período.

No final é mostrada uma relação com o total de cada categoria para todos os imóveis. Esta relação poderá ser gerada separadamente.

Resumo de CC de Imóvel

Mostra os totais de crédito, débito e o saldo final de cada imóvel dentre o período informado. Este relatório é um resumo do relatório de "categorias das taxas dos imóveis". Só serão mostrados imóveis que tenham tido algum lançamento dentro do período informado.

Resumo Diário de CC

Este relatório apresenta os valores de saldo anterior, total de créditos, total de débitos e saldo atual de cada dia referente a competência informada. É o resumo do relatório "Diário de Conta Corrente de Locação".

O saldo anterior do dia 1 de cada mês é o valor do saldo atual do último dia da competência anterior. No caso de não haver lançamentos para algum dia do mês, este não será listado.

Taxa de Condomínio 

 Imóvel

Total das taxas de condomínio importados na locação.

Para a visualização dos dados é necessário informar a competência dos lançamentos e a filial da imobiliária.

Para facilitar a seleção dos dados, estes podem ser filtrados, informando o código do imóvel, somente lançamentos que foram importados para a locação e/ou somente lançamentos previstos.

Separado por imóvel são listados os lançamentos, mostrando: data de vencimento, histórico, se cobra do locatário ou do proprietário, valor previsto e valor real. No final de cada imóvel é mostrada a quantidade de lançamentos, um valor total dos lançamentos previstos para o locatário, um valor total dos lançamentos previstos para o proprietário, um valor total dos lançamentos reais para o do locatário, um valor total dos lançamentos reais para o proprietário e um valor total dos lançamentos.

No final do relatório são apresentados dois resumos: um por data de vencimento e outro por taxa.

Taxa

Mostra os lançamentos de condomínio na locação agrupados por taxa.

Para a visualização dos dados é necessário informar a competência dos lançamentos e a filial da imobiliária.

Para facilitar a seleção dos dados, estes podem ser filtrados, informando um intervalo de datas de vencimento e/ou a taxa desejada.

Separado por taxa e por data de vencimento são listados os imóveis, mostrando: código, endereço, locatário, administradora, se cobra do locatário ou do proprietário e o valor do lançamento. No final de cada grupo de taxa e data de vencimento são mostrados a quantidade de lançamentos, um valor total cobrado do locatário e um valor total para o proprietário.

Vencimento de Condomínio

Mostra os lançamentos de condomínio importados pela locação agrupados por data de vencimento. É necessário informar a competência e a filial da imobiliária desejada.

O relatório está separado por data de vencimento e condomínio, sendo listado os lançamentos para as economias, mostrando código do imóvel, endereço, descrição da taxa, se cobra do locatário ou do proprietário e o valor do lançamento.

No final do relatório é apresentado o valor total dos lançamentos por data de vencimento e um total no período.